Mejl och kalender som en del av Microsoft 365

I mejl och kalender, liksom i övriga verktyg i Microsoft 365, får du inte hantera sekretess eller känsliga personuppgifter. Du kan läsa på intranätet Hur du hanterar information i Microsoft 365 eller ta del av utbildningen Introduktion till de grundläggande principerna för uppgiftshantering i Microsoft 365 i Hbg Learns.

Läs om stadens gemensamma säkra kommunikationssystem.

1. Öppna Outlook-appen på mobilen.
2. Klicka på cirkeln uppe i vänster (troligtvis med din profilbild eller dina initialer)
3. Klicka på plustecknet med brevsymbolen  och välj “Lägg till delad postlåda”
4. Skriv mejladressen. “@helsingborg.se” står redan skrivet.
5. Klicka på “Lägg till delad postlåda”Lådan lägger sig som egen låda under alla brevlådor du lagt till i Outlook-appen. Om du kickar på cirkeln igen uppe i vänster hörn) så hittar du de lådor du lagt till.

Om du  i din Outlook via outlook.office.com saknar funktionsbrevlåda/delad låda som du har behörighet till kan du enkelt lägga till den.
1) Tryck på de tre punkterna bredvid namnet på din inkorg.
2) Tryck på Lägg till en delad mapp eller postlåda.
3) Skriv in adressen till funktionsbrevlådan/delade lådan i rutan som dyker upp och tryck Fortsätt.
Klart!

Om du inte kan lägga till lådan kan det bero på att du inte har behörighet till den. Beställ i så fall behörighet via It Portalen under Behörighet och sen Behörighet funktionsbrevlåda.

Eftersom delade mejllådor efter flytt syns per automatik i din mejl kan det hända att du uppmärksammar lådor du inte längre ska ha behörighet till. Gör så här:

1. Gå till https://itportalen.helsingborg.se/
2. Tryck Behörigheter
3. Tryck Behörighet till funktionsbrevlåda
4. Ange ditt nummer, vad funktionsbrevlådan heter och välj i Ta bort användare i rullistan

Detta kan kännas lite krångligare efter flytt, men kommer att lösa sig så småningom när vi går till nästa version av Outlook.
Så här gör du:

1. Öppna din Outlook via webben https://outlook.office.com/
2. Tryck på din runda profilbild/initialer uppe i högra hörnet
3. Välj Öppna en annan postlåda
4. Skriv in adressen till postlådan i rutan som dyker upp och tryck Öppna. Mejllådan öppnas.
5. Tryck på Inställningar (kugghjulet uppe till höger).
6. Tryck på Konto i menyn och Välj Autosvar
7. Skriv ditt autosvar och spara.

Det är så det fungerar.

Du kan radera den delade lådans tagg i till-fältet innan du skickar mejlet för att undvika att skicka det till funktionsbrevlådan. Alternativt  raderar du mejlet när det kommer.

Efter mejlflytt fungerar funktionsbrevlådorna lite annorlunda. Du sätter själv upp en uppsättning signaturer som du sedan väljer bland varje gång du vill använda en signatur. På vm.helsingborg.se (varumärkessajten) hittar du design för e-postsignaturer som du kan ladda ner. Du hittar instruktion för hur du skapar en signatur på utbildningsportalen IC365.

Ja, om du kunnat boka rum via Outlook innan flytt kommer du även att kunna göra det efter flytt (vissa kontor bokar rum via andra system, liksom tidigare).

Se även frågan: Jag hittar inte alla mötesrum när jag ska boka ett möte via Teams. Hur ska jag göra?

Distributionslistor påverkas inte just nu, de hanteras senare.

Om ditt verksamhetssystem är kopplat till mejl/kalender: Systemägare är informerade. Får du problem, lägg ett ärende i It-portalen.

Om ditt verksamhetssystem är kopplat till mejl eller kalender så är systemägare informerad om den planerade flytten av mejl och kalender. Systemägaren har fått instruktioner vad som behövs göras för att “koppla-om” verksamhetssystemen till den nya mejl- och kalenderlösningen.

Ja, om du kunnat boka dessa via Outlook innan flytt kommer du även att kunna boka resurser efter flytt. Alla resurser kan tekniskt sätt bokas av alla i staden, men boka bara de resurser som tillhör din förvaltning och som du haft tillgång till tidigare.

Sättet att boka resurs fungerar annorlunda än tidigare. För att boka resurs i kalendern, klicka på Skapa händelse. Bjud därefter in resursen som en deltagare i händelsen.

Du som systemförvaltare lägger in en “förfrågan om uppdatering” på IT Portalen.

I Teams rumslistor får du inte upp alla rum just nu (detta kommer att åtgärdas). Istället kan du hitta alla rum via globala adresslistan i Outlook. Om du inte ser alla rum eller kontakter där kan du behöva uppdatera adresslistorna enligt följande guide:

Guide att uppdatera adresslistor 

Det tar bara en kort stund att göra uppdateringen. 

1. Gå på Arkiv
2. Klicka på kontoinställningar
3. Klicka på Ladda ner adressbok
4. Välj Global adresslista (nog redan förinställt)
5. Klicka ok
6. Vänta på att dialogrutan stängs
7. Starta om Outlook

Sudda ut ditt användarnamn (om det står förifyllt) och fyll istället i din e-postadress och i nästa steg fyll i lösenord.
Om du redan hunnit klicka bort rutan, starta om datorn, så kommer den upp igen om du inte anslutits till din mejl i molnet.

Fungerar det ändå inte kontakta IT Supportcenter.

Du kan komma åt Outlook mejl och kalender på följande tre sätt:

• Via webben. Logga in på https://outlook.office.com/mail
• Via mobil och mobilappen Outlook. Läs mer om hur du skaffar och kopplar din mejl till Appen Outlook för mejl och kalender på mobil enhet.
• Via delad dator. Installerad Outlook fungerar inte för dig med F3-licens utan du kommer åt din mejl via webben (se beskrivning enligt första punkten).Men när du loggat in på en delad dator kan du lägga till en så kallad PWA-app på datorn om du vill ha genväg till mejlen för att slippa skriva in mejladressen varje gång.Gör så här för att lägga en PWA-app som genväg:
  1) Öppna Edge
  2) I adressfältet skriver du https://outlook.office.com/mail
  3) Klicka på de tre små fyrkanterna med ett plusstecken till höger i adressfältet (App tillgänglig. Installera Outlook PWA)
  4) Installera
  5) Välj var du ska se genvägen/appen (tex i aktivitetsfältet)
  6) Klart!Observera att genvägen behöver läggas till enskilt för varje person som använder den delade datorn.

Du kan komma åt Outlook mejl och kalender på följande tre sätt:

• Via din jobbdator. Öppna Outlook på datorn.
• Via webben. Logga in på https://outlook.office.com/mail
• Via mobil och mobilappen Outlook. Läs om hur du skaffar och kopplar din mejl till Appen Outlook för mejl och kalender på mobil enhet.

Gå till https://outlook.office.com/mail.

Logga in med ditt Microsoft 365-konto. Tvåfaktorsinloggning krävs om du inte är på stadens nätverk.

Använd appen Microsoft Outlook. (Det fungerar inte längre med mobilens vanliga mejl-app.)

Läs mer om hur du skaffar och kopplar din mejl till Appen Outlook för mejl och kalender på mobil enhet.

Även om Outlook-appen är att föredra, så kan du även nå mejlen på mobilen via webben genom att logga in på https://outlook.office.com/mail

Läs om hur du gör det i guiden: Appen Outlook för mejl och kalender på mobil enhet.

I Outlook på datorn:

1. Klicka på ”Arkiv”.
2. Titta under ”kontoinställningar” om det står någonstans i blå understruken text ”outlook.office365.com” så är mejlen flyttad.

I webbmejlen:

Om du inte längre kommer åt owa.helsingborg.se, är din mejl flyttad. Använd istället https://outlook.office.com/mail.

Synkronisera/Spara kontakter i Outlook-appen

1. Öppna Outlook-appen på din iPhone.
2. Klicka på ikonen längst upp till vänster.
3. Gå till Inställningar (kugghjulet längst ner).
4. Välj Kontakter
5. Aktivera “Synkronisera kontakter” eller “Spara kontakter” (heter olika beroende på version)
   • Om du har flera mejlkonton väljer du vilka konton du vill spara kontakter för.
   • Detta gör att dina Outlook-kontakter sparas i iPhone:ens Kontakter-app.
   • Ändringar i Outlook synkas till iPhone, men inte tvärtom

Om du har en ”liten licens” (F3-licens) i Microsoft 365 får du lagra 2 GB i din mejlinkorg. Innan flytt, om du inte rensat i din mejl, kan du ha samlat på dig mer än så. Närmar du dig 2 GB kommer du efter flytt att få varningar om att du överskrider lagringsgränsen. Om du inte rensar bort mejl då, kommer du varken kunna skicka eller ta emot nya mejl. Behöver du hjälp kan du kontakta ITsupportcenter.

Om du har gett vissa kollegor extra rättigheter till din kalender behöver du göra om detta efter flytt. Läs mer om hur du gör i utbildningsportalen IC365 i guiden Dela din kalender med någon. 

Först och främst testa att starta om din dator.
Har du fortfarande problem kan du testa att återställa din mejlprofil. En återställning av mejlprofil innebär att du börjar om på nytt i din mejl. Dina regler, mappar och liknande finns kvar och laddas ner, vilket kan ta en stund. Under tiden kan du använda mejlen som vanligt. Hur du återställer din mejl-profil hittar du i denna guide Återställning av mejl-profil i datorns Outlook-app.

Det enda du behöver göra efter återställning är att lägga till din mejlsignatur. På vm.helsingborg.se (varumärkessajten) hittar du design för e-postsignaturer som du kan ladda ner. Du hittar instruktion för hur du skapar en signatur på utbildningsportalen IC365.

Du sätter själv upp en eller flera signaturer som du sedan väljer bland. På vm.helsingborg.se (varumärkessajten) hittar du design för e-postsignaturer som du kan ladda ner. Du hittar instruktion för hur du skapar en signatur på utbildningsportalen IC365.

Du kan fortsätta använda Outlook som vanligt och behöver ingen ny version av Outlook.

Nej, du kommer bara att se din jobbkalender i Outlook-appen på din jobbmobil.

Du hittar Outlook-guider i utbildningsportalen IC365.

Du behöver koppla om Outlook efter flytt enligt länkad guide. 

Mobiler eller paddor som är så pass gamla att de inte stödjer Outlook kan behöver bytas ut. Prata med din chef innan eventuell beställning.

Outlook-appen på iPhone eller IPad kräver någon av de två senaste versionerna av operativsystem iOS och IPadOS,

Just nu innebär det iOS-version 18 eller senare. (Version 17 fungerar ett tag men kan sedan sluta fungera.)
För IPadOS fungerar version 18 och 26.

Outlook-appen på Samsung mobil eller på Android-padda kräver någon av de fyra senaste huvudversionerna av opertativsystemet Android (om Android 15 är det senaste stöds 12-15).

Om du vill nå din mejl via en gammal mobil utan Outlook-appen kan du nå den via webben. Se svar på ovan fråga “Hur kommer jag åt mejl och kalender via webben efter mejlflytt?”

Nej, den möjligheten finns inte just nu. Däremot kan du se din kalender via Teams.

Men på m365.cloud.microsoft.se (som är det ställe på webben där du ser alla dina Microsoft 365-verktyg samlade på ett ställe och med tillgång till filer med mera) kan du “fästa” Outlook-appen på din startsida. Sök upp Outlook under rubriken Appar. Klicka på de tre punkterna bredvid Outlook i listan och välj Fäst.

Om tavlorna inte fungerar kan ni prova att starta om dem. Be kontorsansvarig om hjälp. Fungerar det inte trots detta, kontakta It supportcenter.

I en inbjudan via Outlook finns överst ett rött kryss som du trycker på för att ta bort Teamslänken.

I en inbjudan via Teams finns en liten switch som du kan slå om till “Fysiskt möte”.

I Teams rumslistor får du inte upp alla rum just nu (detta kommer att åtgärdas). Istället kan du hitta alla rum via globala adresslistan i Outlook. Om du inte ser alla rum eller kontakter där kan du behöva uppdatera adresslistorna enligt följande guide:

Guide att uppdatera adresslistor 

Det tar bara en kort stund att göra uppdateringen. 

1. Gå på Arkiv
2. Klicka på kontoinställningar
3. Klicka på Ladda ner adressbok
4. Välj Global adresslista (nog redan förinställt)
5. Klicka ok
6. Vänta på att dialogrutan stängs
7. Starta om Outlook

Nej, grupper i kalendern har inte flyttats med över till M365 och dom går i dagsläget inte att beställa. Man kan däremot själv lägga till en ny kalendergrupp.

Se instruktion:

Hur man lägger till en kalendergrupp i Outlook 365?

1. Gå till kalendern i Outlook
2. Högerklicka på ”Andra kalendrar”
3. Klicka på ”Ny kalendergrupp” i listan
4. Skriv namn på gruppen och klicka på Enterknappen på datorn
5. Högerklicka på din nya kalendergrupp och klicka på ”lägg till kalender”, välj ”från adressboken”
6. Välj personer att lägga till genom att dubbelklicka på namnet (du kan söka upp personerna genom sökrutan längst upp).
7. När du valt de namn vars kalender du vill lägga till i gruppen klickar du ”OK”

Observera att kalendergruppen endast sparas på din användare, den går inte att dela.