AI-assistenten Copilot

Idag har vi en “lightversion” av Copilot, det som kallas Copilot Chat och som ingår i våra befintliga Microsoft 365-licenser. Copilot Chat är en AI‑baserad assistent som hjälper dig att ställa frågor, skriva texter, sammanfatta information och lösa uppgifter direkt i en chatt. Till skillnad från M365 Copilot (som kräver Copilot-licens) kommer inte Copilot Chat åt våra interna data, utan söker sina svar via webben.

Hur AI ska användas i Helsingborgs stad är en fråga som sträcker sig långt utanför Microsoft Copilot, men nedan kommer lite mer information.

Vad är Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot är en AI-assistent som är tänkt att spara tid för användarna och öka produktiviteten, genom att skapa innehåll och automatisera olika uppgifter. Funktioner som har Copilot i namnet utvecklas fortfarande i många av Microsofts produkter. Några av funktionerna ingår i stadens befintliga licenser medan majoriteten kräver en utökad licens.

Den Copilot i Microsoft 365 som vi kan använda i Helsingborgs stad är en chattfunktion, Copilot Chat, som du använder i inloggat läge, där du kan ställa frågor och få svar från information som ligger öppet på webben. Du kan också ställa frågor baserat på en fil du väljer att ladda upp i chatten eller markerat i mejlen (vilket du ska undvika eftersom mejl innehåller personuppgifter). Denna AI-assistent har inte tillgång till stadens data exempelvis filer uppladdade i Teams, mötestranskriberingar eller information i chattar. Du kommer åt denna Copilot Chat på  via webben Microsoft 365 Copilot Chat eller via länken i vänstermenyn i Teams eller i högra hörnet i Outlook. Observera att du inte får använda Copilot Chat-funktionen i Outlook då du i så fall hanterar personuppgifter i verktyget vilket inte är tillåtet (enligt stadens AI-vägledning) om en risk- och konsekvensanalys inte gjorts. Copilot Chat-funktionen i just Outlook är nytillkommen och en risk- och konsekvensanalys är planerad men ännu inte klar.

Den licensierade versionen av Copilot har vi inte i Helsingborgs stad idag. Detta är en mer avancerad version av Copilot, som utöver information på webben, ger åtkomst till organisationsdata i Microsoft 365 exempelvis information i mejl och kalender med mera. Den kan göras tillgänglig i olika verktyg i Microsoft 365 exempelvis inne i Word, Excel, Outlook, Forms och andra.

Vad är planen framåt i Helsingborgs stad?

Utöver “gratisversionen” Microsoft Copilot Chat finns det än så länge ingen uttalad plan för om, hur, när och på vilket sätt Microsoft 365 Copilot kommer bli tillgängligt i staden. Staden har tagit fram en AI-vägledning, men den säger inget specifikt om huruvida Copilot ska införas i staden eller inte. Om staden väljer att införa den licensierade versionen av Copilot, som kan använda sig av stadens data i filer, mejl och andra delar av Microsoft 365 är detta ett större införande. Denna typ av införande kräver utöver teknisk- och förändringsledningskompetens, expertis inom datasäkerhet, juridik och informationshantering.

Tänk på detta när du använder Microsoft 365 Copilot Chatt

• Du behöver inte skapa ett konto utan loggas in automatiskt med dina inloggningsuppgifter från Helsingborgs stad.
• Du får inte skriva några personuppgifter till Copilot Chat och inte heller ladda upp några dokument med personuppgifter eller sekretess till Copilot Chat. Detta innebär bland annat att du inte ska använda Copilot Chat i Outlook, eftersom e-post innehåller personuppgifter.
  En konsekvensanalys (DPIA) pågår för att utreda hur vi kan använda Copilot Chat.

Användarguide för hur du använder Copilot Chatt i Helsingborgs stad.