E-tjänster

Verksamheten testar tjänsten i testmiljön innan lansering, både via funktionstester och användartester.

• Funktionstester –  kontrollera att alla funktioner i tjänsten fungerar korrekt. Till exempel automatisk kontroll av vissa fält eller beställd funktionalitet. Du testar även att felmeddelanden som visas är begripligt för invånare.
• Användartester – om det är möjligt är det bra att personer som tillhör målgruppen testar tjänsten. Om detta inte går kan någon i er verksamhet testa tjänsten. Tänk även på att testa ur ett användarperspektiv. Exempelvis om ansökan ska signeras, om beslut ska delges, och hur det visas på ”Min sida”.

• Definiera och dokumentera tydliga steg för att hantera inkomna ärenden.
• Beställ eventuella statusar som passar din process från digitaliseringsavdelningen.

• Bestäm vilken e-postadress inkomna ärenden ska skickas till.
• Bestäm den text som tjänstens meddelande ska innehålla.
• Testa tjänstens meddelande genom att skicka in ett testärende och säkerställ att det levereras korrekt och att innehållet stämmer. Detta görs enklast i produktionsmiljön när tjänsten har lanserats.

• Definiera och dokumentera regler för att gallra ärenden.
• Säkerställ att gallringsregler följer lagar och riktlinjer.
• Skapa en process för att lagra ärenden i verksamhetssystem eller på annan digital plats.

Informera och utbilda personalen i ärendehantering. Information finns på Hbg learns.

Säkerställ att verksamheten har fått tjänstens länk.

• Säkerställ att alla som ska ha behörighet har fått det.
• Testa behörigheten genom att logga in.
• Nya behörigheter beställs via IT-portalen.
• Om verksamheten själv ska hantera behörigheterna behöver de en genomgång av detta.

• Skapa en tydlig och informativ landningssida för tjänsten.
• Säkerställ att all relevant information finns på sidan.
• Inkludera en FAQ-sektion om tjänsten är komplex.

• Förbered en kommunikationsplan för att informera användarna.
• Skicka ut informationsmeddelanden via olika kanaler.
• Se till att informationen om tjänsten är synlig på stadens webbplats.
• Informera Kontaktcenter om den nya e-tjänsten.

• Hantera buggar och användarproblem via IT-portalen.
• Om det uppstår problem med e-tjänsten, välj felanmäl via formulär på IT-portalen.
• För ändringar och utveckling, fyll i formuläret Verksamhetsbehov på IT-portalen.

• Testa tjänsten och kontrollera alla mejl och SMS som skickas och att innehållet stämmer.
• Följ upp och utvärdera e-tjänsten genom statistik och rapporter.
• Statistik över inskickade ärenden visas i Beslutsstödet.