Medelnivå inom generativ AI
I den här delen av användarguiden Generativ AI får du lära dig att använda AI på ett systematiskt sätt i arbetet.
I del 1av användarguiden, Grunderna inom Generativ AI, fick du en grund: vad generativ AI är, hur den fungerar och vilka risker som finns. I den här delen går du vidare. Här handlar det inte längre om att bara ”testa AI”, utan om att använda AI mer systematiskt i arbetet.
Strukturerade arbetsflöden
Många börjar använda AI som en avancerad sökmotor eller som ett verktyg för att skriva text. Man ställer en fråga, får ett svar och går vidare. Det fungerar i vissa situationer, men AI kan användas till så mycket mer .
Ett mer utvecklat arbetssätt är att använda AI som en del av ett tydligt arbetsflöde. Ett vanligt arbetsflöde kan se ut så här:
- Klargör syftet med uppgiften och vem som är målgruppen.
- Samla och strukturera relevant information.
- Skapa ett första utkast genom en tydlig instruktion.
- Förbättra och utveckla texten steg för steg.
- Granska och kontrollera kvaliteten.
- Förfina och anpassa texten innan den lämnas vidare.
Det är viktigt att förstå att AI:s första svar inte är slutprodukten. AI ger ett utkast. Människan ansvarar alltid för det färdiga resultatet.
Promptdesign
Att skriva bra prompter är en kommunikativ färdighet, inte en teknisk. Det handlar om att formulera uppgiften tydligt.
En bra instruktion bör svara på:
- Vad ska göras?
- För vem?
- I vilket sammanhang?
- Vilken ton och vilken ambitionsnivå?
- Vilket format ska resultatet ha?
Exempel på skillnaden mellan vag och strukturerad instruktion:
Vag instruktion
“Skriv en sammanfattning av detta dokument.”
Strukturerad instruktion
“Sammanfatta följande dokument i högst 300 ord. Fokusera på huvudargument, risker och rekommendationer. Texten ska användas som beslutsunderlag för ledningsgruppen och ska vara saklig och utan onödiga detaljer.”
Du kan också styra AI när information saknas. En professionell prompt kan be AI att markera osäkerhet. Detta minskar risken att AI fyller i luckor med påhittad information.
Be AI att markera osäkerhet
Prompt
“Om underlaget saknar information för att dra en säker slutsats, ange vilka antaganden som görs och markera osäkerheten.”
Iterativ förbättring och kritisk dialog
Generativ AI fungerar bäst när du arbetar tillsammans med den i flera steg. Det innebär att du har en tydlig och strukturerad dialog med AI.
Ett sätt är att be AI granska och utveckla ett första utkast. Du kan till exempel be om att:
- identifiera svagheter i texten
- föreslå bättre formuleringar
- förtydliga argument
- be om flera perspektiv
- lyfta fram möjliga motargument.
Exempelvis kan en användare som tagit fram en projektanalys be modellen granska sitt eget resonemang. Detta skapar en extra kontrollnivå innan du själv gör den slutliga bedömningen:
Be AI att granska ditt eller sitt resonemang
Prompt
“Identifiera tre potentiella svagheter i ovanstående analys och föreslå hur de kan stärkas.”
Prompt
“Finns det några perspektiv som saknas, och varför är de viktiga?”
Det är ofta bra att be AI förklara varför den gör något:
Istället för att skriva prompten ”Förbättra min text”, skriv ”Kom med förbättringsförslag och ge en förklaring till varför det blir bättre".
Fördjupade arbetslivsexempel
Professionell e-postkommunikation
AI kan hjälpa till att skriva mejl som måste vara tydliga och professionella, till exempel vid förseningar eller när beslut behöver förklaras.
Prompt:
“Skriv ett professionellt och empatiskt svar till en medborgare som är missnöjd med att handläggningen av ett bygglov har tagit längre tid än väntat. Förklara kort varför förseningar kan uppstå, visa förståelse och beskriv nästa steg. Håll tonen saklig, respektfull och lösningsorienterad.”
Detta ger ett utkast som du kan komplettera med detaljer.
Mötesinbjudningar och intern kommunikation
AI kan ta fram tydliga mötesinbjudningar, särskilt när olika funktioner deltar och syftet måste förklaras klart.
Prompt:
“Skriv en mötesinbjudan till ett arbetsmöte om planering av ett nytt digitaliseringsprojekt. Deltagare är IT-chef, verksamhetsutvecklare och projektledare. Inkludera syfte, agenda och vad varje deltagare förväntas bidra med.”
Sammanfattning av omfattande dokument
AI kan snabbt ge överblickar av långa dokument. Det är användbart inför möten. Men sammanfattningen måste alltid jämföras med originalet, eftersom AI ibland betonar fel saker.
Prompt:
“Sammanfatta följande rapport i högst 200 ord. Fokusera på huvudresultat, identifierade problem och rekommenderade åtgärder. Texten ska användas som underlag inför ett möte.”
För mer analys kan du be om risker eller konsekvenser:
Prompt:
“Identifiera tre möjliga risker som framgår av rapporten och förklara varför de är viktiga för organisationens fortsatta arbete.”
Beslutsstöd och jämförelser
AI kan tydliggöra för‑ och nackdelar mellan olika alternativ. Det hjälper till att skapa en mer transparent beslutsprocess.
Prompt:
“Jämför att utveckla ett eget ärendehanteringssystem med att upphandla ett externt system. Beskriv fördelar, nackdelar, kostnader och risker.”
Men AI fattar aldrig beslut. Den ger struktur och perspektiv, men människor gör alltid de slutliga valen.
Kvalitetssäkra alltid när du använder AI
När du använder AI i jobbet ska du alltid kontrollera resultatet. Titta särskilt på:
- att fakta och siffror stämmer och kommer från säkra källor
- att resonemanget är rimligt
- att tonen passar målgruppen
- om det finns risk för att texten eller bilden är partisk och riskerar att diskriminera eller reproducera stereotyper.
Om informationen ska publiceras externt bör en människa alltid göra en extra kontroll.
AI är ett stöd – du ansvarar fortfarande för kvaliteten.