Så hanterar du e-post
Inkommande e-post måste öppnas och behandlas varje dag. Här får du goda råd om detta. Läs till exempel om hur du och dina kollegor kan läsa varandras e-post under ledighet och frånvaro.
E-postmeddelanden som kommer in till och skickas från din e-postbrevlåda kan vara allmänna handlingar och ska då registreras enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan.
Viktigt att känna till är att det är innehållet i mejlet som är avgörande för om det är en allmän handling eller inte.
Din Inkorg och Skickat mapp i Outlook är dock alltid en allmän handling. Förteckningen över inkomna och skickade e-postmeddelanden ses nämligen alltid som en allmän handling – även om ett enstaka e-postmeddelande inte är det. Tänk därför på vad du skriver i ämnesraden och släng eventuell privat mejl.
Om du är bortrest, sjuk eller liknande ska din e-post läsas av din kollega.
Är du osäker på hur du ska hantera dina mejl så ta kontakt med stadsjuristerna på stadsledningsförvaltningen.
Så hanterar du din e-post
- Du ansvarar själv för att bedöma, behandla och sortera din e-post.
- Förfrågningar från allmänheten måste besvaras snarast möjligt, det vill säga inom några dagar.
- Kopia på allmänna handlingar som enligt gällande regler ska diarieföras ska vidarebefordras till registrator. Observera att det gäller även utgående handlingar.
- Brevlådan ska kontinuerligt rensas från sådant som inte är allmänna handlingar och allmänna handlingar av kortsiktigt och ringa värde.
- Privata meddelanden ska undvikas och omedelbart rensas bort.
- Känsliga personuppgifter och uppgifter som innehåller sekretess ska inte skickas med e-post.
Nå mejlen under semestern
Om du behöver komma åt din Outlook hemifrån eller på resande fot (och du inte har din jobbdator med installerad Outlook) kan du använda din Outlook-app på mobilen eller komma åt Outlook via webben
Du kan behöva logga in med tvåfaktorsautentisering.
Gör det möjligt för kollegor att öppna din e-post (ombud)
Du ska ge två kollegor behörighet att öppna din e-post via deras datorer. På så vis blir det möjligt att handlägga e-posten även vid ledighet, sjukdom eller annan frånvaro.
Vid planerad frånvaro, till exempel semester och kurser kan du vidarebefordra e-posten till en bestämd person. Avsändaren bör dessutom genom ett automatiskt frånvaromeddelande få besked om vem som kan kontaktas i stället.
Frånvaromeddelandet kan se ut ungefär så här:
”Jag är på semester och återkommer den 10 augusti. Min e-post kontrolleras av mina kolleger. Har du frågor? Kontakta Anna Andersson på telefonnummer 042-10 00 00.”
Guide till hur du lägger ombud i Outlook finns på IT-Portalen. (Om du får felmeddelande om att länk är otillgänglig klicka på knappen Fortsätt ändå).
På detta sätt kan dina kolleger kontrollera din inkommande post från sina egna datorer när du inte är på jobbet.
Observera att du inte kan använda Nya Outlook då du lägger till ombud (om du valt att testa Nya Outlook, byt till Klassiska Outlook).
Autosvar/Frånvaromeddelande i Outlook och Teams
Om du lägger ett frånvaromeddelande i Outlook kommer samma frånvaromeddelande att synas i Teams (och tvärt om).
Guide på hur du lägger du ett frånvaromeddelande i Outlook skrivbordsapp (installerad Outlook)
Guide på hur du lägger frånvaromeddelande i Outlook webbapp (via https://outlook.office.com)
Hämta din e-postsignatur
För att stärka vår visuella identitet, även i e-postmeddelanden, finns en mall för e-postsignaturer som gäller för stadens alla anställda. Här kan du få hjälp med att hämta din e-postsignatur.
Ditt ansvar att registrera handlingar
Du har ett ansvar att se till att de handlingar du får direkt till dig (via e-post etc.) och de handlingar du själv upprättar registreras i enlighet med förvaltningens dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan. Överlämna därför dessa handlingar till registrator. Detta är särskilt viktigt när du har handlingar som innehåller sekretess.