Manual för arbete i EU-projekt

Det finns många manualer för hur man söker EU-projekt. Varje program har instruktioner om vad man kan söka för och hur man fyller i ansökan, driver projektet och rapporterar.

Om ni funderar på att söka EU-medel, är det viktigt att läsa informationen från programmet. Där finns information om vad programmet kräver av Helsingborgs stad som projektägare eller projektpartner.

Internationella samordnare

Åsa Berglund och Sofie Qvarfordt arbetar som internationella samordnare i Helsingborgs stad. I rollen som internationell samordnare ingår att informera om nyheter i EU:s program och sprida information genom våra nätverk. Samordnarna kan komma ut till din förvaltning och berätta om EU:s fonder och program. De kan också fungera som bollplank om ni håller på att utveckla en idé samt läsa och kommentera projektutkast.

Helsingborgs stads projektmodell

Helsingborgs stads projektmodell ska underlätta projektarbetet och skapa ett gemensamt arbetssätt i projekt i staden. I projektmodellen finns det mallar och riktlinjer som är användbara också i EU-projekt, till exempel hur man planerar och skriver en projektplan. Projektmodellen kan dock behöva anpassas beroende på vilken typ av EU-finansiering ni söker.

Manualen för arbete i EU-projekt kompletterar projektmodellen och beskriver vad ni behöver tänka på när ni driver ett projekt med EU-finansiering.

Stadens nätverk för internationella frågor

Genom stadens nätverk för internationella frågor har vi en plattform för att dela information och erfarenheter. I nätverket finns en representant från i stort sett alla förvaltningar och en del av bolagen, och dessa representanter ansvarar för att dels rapportera vad som pågår i den egna förvaltningen, dels sprida information från nätverkets möten och utskick i sina förvaltningar. Medlemmarna i nätverket stöttar också varandra till exempel genom att presentera sina erfarenheter av att arbeta med ett visst program för en annan förvaltning, som planerar att söka samma program.

Kontakta Sofie Qvarfordt om du vill ha mer information om nätverket.

Det finns mer än 300 EU-program! Långt ifrån alla är möjliga att söka för Helsingborgs stad, men det återstår ändå många att välja bland. EU-program söker man medel från för att utveckla projekt.

Tematiska program och geografiska program

Man brukar göra en grov indelning mellan två sorters EU-program: tematiska program (som även kallas sektorsprogram), och geografiska program (som också går under samlingsnamnet Europeiska struktur- och investeringsfonder, ESI).

Till de tematiska programmen söker hela Europa medel ur en och samma pott och till ett och samma programdirektorat. Exempel på sektorsprogram är Horisont Europa och Erasmus +.

De geografiska programmen är kopplade till en viss geografi, till exempel Europeiska socialfonden/ESF för Skåne-Blekinge, eller Interreg Öresund-Kattegatt-Skagerrak. De geografiska programmen syftar till att stärka de områden de är kopplade till och ska utjämna skillnader inom EU.

För de tematiska programmen och för Interregprogrammen krävs i regel partners från flera länder, medan det för exempelvis ESF inte är ett krav. Ta reda på vad som gäller för ert program. Om ni har frågor får ni gärna kontakta Åsa Berglund eller Sofie Qvarfordt.

Programperioder

EU:s program revideras med jämna mellanrum. Just nu är vi inne i programperioden 2021-2027.

Att tänka på innan man söker

Allt lämpar sig inte för EU-projekt – dels ska det vara en fråga som fungerar att arbeta med i projektform, dels ska frågan svara mot de teman och metoder som de olika EU-programmen inriktar sig på. Fundera också på hur angelägen frågan är för er. Vad händer om ni inte får EU-medel? Är behovet så stort att ni gör det ändå (om än i mindre omfattning)?

Inte bara pengar…

EU-projekt handlar om pengar (ibland stora pengar), men det kan innebära så mycket mer:

• En möjlighet att skapa förändring – viktigt att utgå från den egna organisationens behov.
• Att frågan man arbetar med tydligare kommer upp på den egna organisationens agenda.
• Resurser (inte bara pengar, utan också tid och inte minst uppmärksamhet) för att utveckla den egna verksamheten.
• En möjlighet att samarbeta och hitta nya lösningar på gemensamma utmaningar med andra parter, både regionalt, nationellt och i resten av Europa.
• Samarbete med aktörer från olika samhällssektorer – näringsliv, föreningsliv och universitetsvärlden. Detta kallas ofta trippel helix eller horisontell och vertikal integration.
• Nya idéer, ny kunskap, innovationer, erfarenhet av hur andra arbetar med samma fråga – genom att nätverka och jämföra med andra får vi också upp ögonen den egna verksamheten och vi ökar kompetensen i vår egen organisation.
• Lämpligt när man har en verksamhet som man vill växla upp, till exempel genom att testa en ny metod.

Stäm av i projektutvecklingsgruppen vad som får er att fundera på att söka EU-medel! Koppla gärna er diskussion till frågan om på vilken nivå ni vill delta (se rubriken Delta på olika nivåer).

Utmaningar med EU-projekt

Men EU-projekt kan också vara utmanande.

• Projektet ska skrivas, genomföras och rapporteras i enlighet med programmets riktlinjer. Ibland kan det krocka med våra egna administrativa system.
• Det tar tid att bygga upp ett partnerskap – det är viktigt att inte bara ha fokus på frågan i samarbetet, utan också på att bygga upp kontakter och arbetssätt.
• Det händer att svar om eventuellt godkännande dröjer, ibland till och med efter projektstart. Håll kontakt med programkontoret om svaret försenas, och diskutera om ert projekt i så fall behöver omformas.
• På samma sätt kan man få vänta på svar och godkännande av delrapporter och slutrapporten.
• Projekt tar tid att planera och genomföra. Ibland kan förutsättningarna ändras radikalt från ansökan till projektstart/projektgenomförande. Här är det viktigt att ha kontakt med finansiären. Ett ändringsbeslut är möjligt, men ofta bara i förhand.

Europeiskt mervärde

EU-projekt ska ha ett europeiskt mervärde – de är alltså inte bara för att lösa en fråga i organisationerna som genomför dem. Resultatet ska spridas, komma andra till del; det kan handla om nya modeller och mekanismer, men också om samordningsvinster eller effektivisering.

Tänk på hela kedjan!

Se ert projekt som en del av den stora bilden. Om man tar socialfondsprogrammet (ESF+) som exempel, så ska det löpa en röd tråd från EU-kommissionens riktlinjer för programmet, via det nationella socialfondsprogrammet och de regionala riktlinjerna (för vår del Skåne-Blekinge), till den specifika utlysningen och till ert projekt.

Delta på olika nivåer

Koppla er nivå på deltagande till hur viktig frågan är. Om projektet handlar om en för er förvaltning central fråga, till exempel metodutveckling i nära koppling till den egna verksamheten, kan det vara bra att vara projektägare. Andra gånger är nätverkandet och informationsutbyte i ett projekt huvudsyftet för deltagandet, och då kan det vara idé att vara partner (med egen budget) eller till och med delta utan budget.

I staden har vi flera exempel på projekt där Länsstyrelsen eller Region Skåne är projektägare, och där vi och flera andra kommuner deltar. Vi har också exempel på projekt där Helsingborgs stad eller bolagen finns med i ett större sammanhang, som ett exempel på de frågor som projektet arbetar med, och där vår roll sträcker sig till att ta emot studiebesök och nätverka. I sådana projekt har vi inte alltid en egen budget, men vi får goda kontakter och chansen att sprida information om vårt arbete i ett europeiskt sammanhang. Läs mer om roller under rubriken Lead partner/projektägare och projektpartner i kapitlet Ansökan.

Hur har andra gjort?

Stäm gärna av med andra i staden eller andra kommuner som har/har haft projekt inom samma program! Det är bra att inte bara projektledaren utan även er ekonom och administratör deltar vid en sådan avstämning.

Det finns även andra fonder att söka medel ur

I staden pågår flera projekt med finansiering av Vinnova och Energimyndigheten, framför allt inom innovation och miljöteknik. Inom välfärds- och rehabiliteringsområdet finns det möjlighet till finansiering från FINSAM.

Helsingborgs stads projektmodell

Utgå från Helsingborgs stads projektmodell i er planering, där så är möjligt, men stäm också av vilka krav och frågor programmet ställer.

LFA

Ett av de mest spridda projektplaneringsverktygen är LFA, men det är ganska omfattande och har minskat något i användning. Här finns mer att läsa om LFA (pdf 1 MB).

KOSA

KOSA-modellen (Konsekvenser, Orsaker, Syfte, Aktiviteter) är en enkel version av LFA, som konsultbolaget Potential 12 har tagit fram. Samla en grupp – involvera så många intressenter som möjligt – och be dem lista konsekvenser av det problem ni vill arbeta med. Vad händer om vi inte gör något? Sedan går ni över till orsakerna till problemet och listar dem. Arbeta gärna i mindre grupper, om ni är många. Slutligen vänder ni alla konsekvenserna till ett syfte, dvs det ni vill uppnå med projektet och listar sedan aktiviteter som bemöter orsakerna och svarar mot syftet. En diskussion enligt KOSA-modellen går att genomföra på en timme. Den är ett tydligt sätt att illustrera framför allt ett problem, dess orsaker och konsekvenser, och skapar ett gemensamt utgångsläge och en förankring inför fortsatt projektutveckling.

Strategiplanering

Man kan också använda sig av frågorna nedan, när man planerar:

1. Hur ser det ut idag? (Nuläge)
2. Vad ska ha hänt när vi är färdiga? (Drömläge)
3. Vad ska vi a) börja med, b) fortsätta med, c) sluta med?
4. Actionlist: Vad? Hur? När? Vem är ansvarig?

Redan innan ni har bestämt er för att söka medel finns det några punkter att tänka på. Glöm inte heller att se på projektets intressenter och potentiella risker. Mer om det, och mallar för stöd, finns i stadens projektmodell.

Förstudie

I flera EU-program är det möjligt att söka medel för en förstudie (det kallas i vissa program såddfinansiering/seed money). Regelverket är något enklare, och många gånger tillämpas löpande ansökan. Syftet med en förstudie kan vara att göra en analys av en fråga man funderar på att arbeta med i ett fullstort projekt, eller att formera ett partnerskap inför ett sådant projekt.

Rubriker i ansökan

Inför en eventuell ansökan går ni igenom de huvudpunkter som utgör ryggraden i ert tänkta projekt, som syfte, mål, aktiviteter, projektorganisation, samverkansparters, intressenter, omvärldsanalys, tidsplan, riskanalys, utvärdering och kommunikationsplan.

Programmen har också ett antal så kallade horisontella kriterier, som till exempel miljömässig och social hållbarhet, jämställdhetsintegrering, tillgänglighet, icke-diskriminering. De horisontella kriterierna kan variera mellan olika program, men det är viktigt att förhålla sig till dem eller, om så är fallet, förklara varför de inte är relevanta för ert projekt.

Utgå från era behov!

När ni planerar att söka EU-medel är det viktigt att utgå från era behov och sedan söka lämpligt program. Läs noga igenom programmets anvisningar, så att det ni vill göra ryms inom programmet.

Projektplan

En väl utvecklad projektplan, där man också lägger in förväntade resultat, gör att det är lättare att maximera nyttan av projektet.

Under planeringen arbetar man fram den första projektplanen, den kan sedan justeras efter beslut (då ju villkoren kan ha ändrats) och under projektets gång. Tänk på att projektarbete tenderar att gå långsamt i början av ett projekt, och lägg in gott om tid i uppstarten. I stadens projektmodell kan du hitta mallar som kan vara till hjälp, men läs också noga igenom programmets anvisningar.

Avgränsningar och relation till andra projekt

Lika viktigt som att beskriva vad man ska göra, är det att beskriva vad projektet inte ska göra! Undersök också vad andra redan har gjort/gör inom samma område. Läs till exempel vilka projekt som tidigare finansierats av samma program. Finns det något ni kan bygga vidare på eller samarbeta om?

Projektpartners

Olika EU-program har olika krav på om man behöver internationella partners, vem som kan vara partner i ett projekt (annan kommun, ideell förening, företag). Läs vad som gäller för det program ni vill söka! Generellt kan man säga att de tematiska programmen liksom Interreg kräver en eller flera internationella partners, medan det är möjligt att genomföra ett projekt med enbart svenska partners eller utan partners i Regionala utvecklingsfonden och i Socialfonden.

Att hitta projektpartners

Ibland har man som sökande förvaltning upparbetade kontakter, men om inte, finns det flera sätt att söka partners. Det finns kontaktsökssajter på många av programmens webbplatser. Det genomförs ett stort antal konferenser i Bryssel, och information om dessa sprids till medlemmarna i stadens internationella nätverk, som sedan sprider den vidare i sina förvaltningar. För att hitta partners på en internationell konferens, är det bra att först ha en tydlig idé om vad man vill samarbeta om. Det kan också vara så att ni hittar en eller flera lämpliga partners, men väljer att samarbeta utan EU-medel, om det till exempel handlar om löpande erfarenhetsutbyte och någon enstaka studieresa.

Förankring

Glöm inte bort att säkra ledningens stöd medan ni skriver ansökan. Det ska finnas utrymme att arbeta i projektet, projektet ska passa in i förvaltningens utvecklingsarbete och inte minst ska det finnas en plan för implementeringen i organisationen efter projektet. Därför är det viktigt att förankra och löpande informera inte bara ledningen utan också de delar av organisationen som är tänkta att tillämpa projektets resultat.

En bra metod är att anställa projektledare och projektmedarbetare från linjeorganisationen, och ersätta dem med vikarier, istället för att projektanställa projektgruppen.

Ha med en ekonom tidigt!

Många gånger kommer projektets ekonom in i projektet först när man startat (ibland inte förrän det är dags att rapportera!)  Tänk på att rådgöra med projektets ekonom redan när ni planerar projektet, så att budgetunderlaget blir rätt och så att det är klart hur projektet ska administreras.

Diarienummer

Glöm inte att redan nu be om diarienummer så att ansökan kan registreras!

I ansökan efterfrågas många olika uppgifter. Här är några av de vanligaste. Kontakta Åsa Berglund om du har frågor som vi inte tar upp här!

PIC-nummer

Ett PIC-nummer är kopplat till en viss organisation och används inom portaler för vissa EU-program (främst de tematiska programmen). Vårt PIC-nummer är 934666102 och det gäller för hela Helsingborgs kommun. Kontakta Åsa Berglund om du behöver kunna komma in i portalen och administrera.

Momsregistreringsnummer / VAT, BIC och IBAN

I ansökan, eller när det är dags att rekvirera medel i ett projekt, kan du behöva ange följande:

• Organisationsnummer: 212000-1157
• Momsregistreringsnummer: 2120001157-01
• VAT-nr (utrikes): SE212000115701
• BIC/SWIFT: NDEASESS
• IBAN-nummer: SE1495000099604200132837
• Vår adress är: Helsingborgs stad, 251 89 Helsingborg.

Kontakta Ekonomi och styrning om du har frågor kring IBAN. Mejla till ekonomi.slf@helsingborg.se.

OID-kod

För ansökan till Erasmus+ nationella program krävs en OID-kod. Koden för Helsingborgs kommun är E10166890. Om du ska använda koden, kontakta Åsa Berglund!

Arbetsställenummer eller cfar-nummer

Arbetsställenummer kallas även cfar-nummer, de finns här på Statistiska centralbyråns webbplats.

Skriv in organisationsnumret för Helsingborgs stad (2120001157) så får du en lista på arbetsställen i staden.

Intyg om att vi är offentlig aktör

Ibland efterfrågas dokument eller stadgar som bevisar att vi är en offentlig verksamhet. Det finns inget intyg som vi kan skicka, till exempel från bolagsverket, som är brukligt i andra europeiska länder, utan vi får hänvisa till vårt organisationsnummer 212000-1157 och skriva att vi är en svensk kommun.

Vem skriver under?

I samband med EU-ansökningar förekommer flera dokument – bland annat letter of support, letter of intent, själva ansökan, avtal med finansiären och partnerskapsavtal.

Utgå alltid från förvaltningens delegeringsordning och arbetsinstruktion. Här på sajten Så styrs Helsingborg finns nämndernas delegeringsordningar. 

Se också vilka åtaganden i exempelvis tid och pengar vi utlovar genom att signera. Innehållet i framför allt Letter of Intent och Letter of Support kan skilja sig åt. Ibland handlar det mer om att man visar stöd för ett visst projekt, ibland innebär det reella åtaganden.

Chefer i Helsingborg ansvarar för verksamhet, ekonomi och personal inom sitt ansvarsområde, så om dokumentet ska skrivas under av behörig företrädare, är grundregeln att ansvarig chef signerar. Chefer förutsätts också informera sin chef, som kan lyfta frågan vidare, om så behövs, exempelvis om det innebär ett stort åtagande i pengar eller andra resurser.

Om dokumentet ska skrivas under av firmatecknare, gäller beslut om firmatecknare i respektive nämnd/för staden.

Ibland är flera enheter, avdelningar eller förvaltningar involverade i ett projekt. Utgå också här ifrån var projektet har sin hemvist – ansvarig chef skriver under, om det inte är så att det krävs firmatecknare. Chefer för övriga enheter, avdelningar eller förvaltningar som berörs informeras av ansvarig chef innan undertecknandet.

Om projektet är stadsövergripande signerar stadens firmatecknare Christian Orsing och Carina Leffler i förening.

Kontakta stadsjuristerna om du behöver vägledning i fråga om vem som skriver under.

Projektorganisation

I ansökan beskriver ni projektets organisation – de vanliga rollerna som efterfrågas i ansökan är styrgrupp, referensgrupp, en projektgrupp med projektledare, ekonom, administratör. Tänk också på att ert projekt har en beställare, som kanske inte alltid är med i projektgruppen. Läs mer i stadens projektmodell.

Ekonom/administratör

EU-projekt ställer krav på en god administration. Kraven är inte orimliga, men de kan skilja sig från våra system, och det tar i regel en eller att par delrapporter innan man kommer in i rapporteringen. Därför är det viktigt att avsätta resurser för ekonomi/administration i projektet, och redan på planeringsstadiet involvera en ekonom.

Projektägare/lead partner och projektpartner

Det finns flera roller vi som organisation kan ta i projektet. Projektägare/lead partner (det benämns olika i de olika programmen) bär ansvar för genomförandet av hela projektet: ekonomiskt, strategiskt och operativt, samt ingår avtal med förvaltande myndighet. Projektägare/lead partner ansvarar för ekonomin: redovisning till finansiären, fördelning av EU-medel till partnerorganisationerna samt budgetplanering. Undantag är några av de tematiska programmen, som inte har en projektägarprincip, utan varje partner har ett direktavtal med programkontoret.

I projektet finns också vanligen att antal projektpartners. Projektägaren/lead partner skickar in ansökan, och bifogar då letter of intent från projektets partners, där de förbinder sig att avsätta resurser och delta i projektet i enlighet med ansökan. Ofta finns färdiga mallar att använda för letter of intent. Förhållandet mellan projektpartners och projektägare/lead partner regleras sedan i ett partnerskapsavtal vid projektstart. Projektpartnern kan ha en egen budget, och rapporterar i regel till projektägaren/lead partner, som i sin tur gör en samlad rapport till finansiären.

Indikatorer

Många program har en lista på indikatorer som man ska rapportera in utifrån. Relatera till programmets indikatorer och glöm inte att skriva hur ni samlar in och mäter dem.

Bedömningskriterier

Ansökan bedöms utifrån en uppsättning bedömningskriterier, som anges i utlysningen (där anges också ofta hur poängbedömningen sker). Dessa kriterier varierar – det kan vara till exempel relevans i förhållande till programmets mål, nytänkande, europeisk dimension och kostnadseffektivitet. Läs mer i den utlysning ni söker inom. Tänk också på att skriva er ansökan så att det är lätt att uppfatta hur ni uppfyller bedömningskriterierna.

Utvärdering av projektet

Hur projektet ska utvärderas behöver man fundera på redan när man söker. Många program har regler för hur utvärdering görs, och hur mycket det får kosta. Tänk också på att regler för upphandling gäller om ni har en extern utvärderare i projektet. Vissa program kräver att man har en extern utvärderare, i synnerhet om projektet har en viss storlek.

Deadline för inlämning av projekt

De flesta EU-program har ett projektrum på nätet som man använder för att skicka in ansökan. Tänk på att det ibland kan vara full aktivitet där timmarna innan deadline, så skicka gärna in ansökan någon eller några dagar tidigare. I regel får man också ett missiv när man skickat in ansökan. Missivet ska skrivas ut och organisationens firmatecknare ska skriva under, i regel inom en vecka. Missivet skickas sedan per vanlig post till programkontoret.

Helsingborgs stads e-tjänst

När ni har sökt EU-medel, fyll också i blanketten ”EU-projekt, inskickade” i e-tjänsten på Helsingborgs stads webbplats. På det sättet får vi en samlad bild av vilka projekt som är på gång. Har du frågor om e-tjänsten, kontakta Åsa Berglund.

Medfinansiering

Det är sällan som bidraget från EU täcker hela projektkostnaden. Den del projektet får från EU ligger i regel på 25-75 procent av projektets godkända budget. Stäm av vad som gäller för det program som ni söker. Ibland kan medfinansieringsnivån från EU i ett och samma program ligga på olika nivåer för olika medlemsländer. Nivån kan också vara olika för offentliga och privata aktörer.

Vissa program kallar det som de sökande lägger för medfinansiering (till exempel när man talar om medfinansieringsintyg). Det kan vara lite förvirrande! I vissa program kan eget arbete eller kostnaden för egna lokaler utgöra medfinansiering från projektparten, medan det i andra program krävs att man betalar en viss del av varje budgetlinje.

Förbud mot dubbelfinansiering

Det är inte tillåtet att dubbelfinansiera EU-projekt. Om ett annat projekt ni driver/tänker söka ligger nära ert projekt, var noga med gränsdragningen, gärna i kontakt med handläggaren för programmet.

Så lägger man upp budgeten

Här är det åter viktigt att läsa det specifika programmets villkor! Ofta finns det ett antal tillåtna rubriker, till exempel personal, externa tjänster, resor, utrustning, administration. Tänk på att det kan vara bra att ha summor under så många olika rubriker som möjligt, det gör det lättare att omfördela i efterhand. Om ni till exempel inte har något under resor, men sedan vill lägga till reskostnader, är det svårare än om det finns en summa som ska justeras upp eller ner.

Valutakurser

I de tematiska programmen och i Interreg redovisar man i Euro. Tänk på att ha marginal när ni budgeterar! Man kan inte ta upp kostnader för valutaförluster. Däremot brukar projektägaren kunna föreslå ändringar i budget om kursen har ändrats radikalt.

OH-kostnader

Med OH-kostnader avses kostnader som till exempel arbetsplats, telefon, internetuppkoppling. De ingår i många projekt som en schablon. Du kan läsa mer om det under rubriken Schabloner och klumpsummor nedan.

Schabloner och klumpsummor

Alltfler program använder sig av schabloner, till exempel en fast procentsats för OH-kostnader för personal/administration. En del program, exempelvis Socialfonden, har infört schabloner även för lönedelen. Ta reda på om och i så fall hur det program ni söker tillämpar schabloner.

Andra program, till exempel Europa för medborgarna, har klumpsummor per konferensdeltagare, som ska täcka resa, kost och logi.

Detta ingår i de olika budgetlinjerna

Vad som är möjligt att inkludera under de olika budgetrubrikerna varierar tyvärr mellan olika EU-program. I en del program ligger fika vid möten som en del i OH-kostnaden (se under Schabloner och klumpsummor) och ersätts med schablonen. En annan kostnad som behandlas på olika sätt är till exempel taxiresor och parkeringskvitton. Stäm av vad som gäller för det program ni söker. Det är också olika krav i olika program för hur budgeten periodiseras – ofta är det årsvis.

Lönekostnader

De som arbetar i projekt kan antingen göra det på heltid, en fast procent eller på timmar. Det påverkar hur man riggar och rapporterar projektet. Läs mer under När projektet är beviljat och Rapportering.

Nivå för sociala avgifter

Arbetsgivaravgiften är 31,42 procent i Sverige för 2026. I samband med budgetering ska man tänka på att kostnader för avtalsförsäkringar och kollektivavtalad pension tillkommer. Man får då ett personalomkostnadspålägg (PO-pålägg) på cirka 40,66 procent. PO-pålägget blir högre om den anställde har hög månadslön. (Källa SKR)

Kostnader för projektledning

När en organisation är projektägare/lead partner och projektet har flera andra partners kan ibland en del av bidraget från EU gå till gemensam projektleding (det är i så fall upp till de sökande att skriva in det i projektet). Tänk på att det kan påverka hur mycket EU-medel som man som part i ett sådant projekt får tillbaka! (se rubriken Medfinansiering).

Bidrag i annat än pengar

I vissa program kan man lägga in bidrag i annat än pengar i form av arbetstid. Det innebär i regel inte att man kan få ersättning för delar av kostnaden, utan att man behöver lägga mindre i medfinansiering från projektparten. Stäm av med handläggaren vad som gäller för det program ni söker.

Avtal med finansiären/förvaltande myndighet

När projektet är beviljat, skriver projektägaren/lead partner avtal (subsidy contract/grant offer letter) med projektets finansiär eller med förvaltande myndighet. Avtalet är i regel standardiserat. Stäm av det med stadsjuristerna. I vissa EU-program, t.ex. Horisont Europa, signerar alla partners ett så kallat Declaration of Honour (i regel digitalt), som ibland kallas Grant Agreement (GA). Den som skriver under är den som har behörighet att skriva under för projektet, så kallad PLSIGN. Om ni är med i ett Horisont-projekt för första gången, behöver ni i programportalen utse er PLSIGN. Om ni har frågor om detta eller om Declaration of Honour/GC, kontakta Åsa Berglund.

Partnerskapsavtal

Om projektet har flera partners, skriver projektägare/lead partner och parterna ett partnerskapsavtal som bland annat reglerar ansvar och rapportering. Dokumentet innehåller bland annat arbetsfördelning och ansvar i projektet, och det är viktigt att stämma av det med stadsjuristerna. För vissa program, t.ex. Horisont Europa, kallas avtalet Consortium Agreement. Om ni har frågor om Consortium Agreement, kontakta Åsa Berglund.

Projektnummer i Ekonomisystemet (Unit4 ERP)

Om Helsingborg har en egen budget i ett projekt, även om vi bara rapporterar tid som EU ersätter, måste projektet ha en projektkod i Ekonomisystemet. Kontakta er ekonom för att få ett projektnummer, eller, om det är oklart hur ni går vidare, kontakta Åsa Berglund.

Lönekostnader

Om ni har personer som arbetar heltid eller en fast procentsats i projektet, se till att lönesystemet Personec uppdateras så att deras lönekostnader ligger på projektnumret. Denna uppdatering ansvarar närmsta chef för. Alternativ är att i efterhand i ekonomisystemet registrera lönekostnaderna med lönespecifikationerna som underlag. Kontakta Åsa Berglund om ni har frågor om detta.

För personer som arbetar på timmar, behöver man göra en ombokning i efterhand. Ofta krävs i sådana fall att man redovisar sina timmar. Kontakta er handläggare för att se vad som gäller för ert projekt.

Att skilja mellan personer som arbetar i projektet

Stäm av med er ekonom om det är möjligt att i Ekonomisystemet skilja mellan olika personer som arbetar i projektet. Detta kan man göra genom att lägga in olika objektskoder för varje person.  Finansiären kräver ofta att det ska framgå. Detta är en fråga under utveckling – kontakta gärna Åsa Berglund om den är aktuell i ert projekt.

Samla alla dokument

Det underlättar om alla dokument som rör projektet finns på samma plats, tillgänglig för alla som arbetar med projektet. Ansökan med bilagor, budget (med underlag för beräkningarna), planering, riskanalys, kommunikationsplan, logga, mallar för rapportering, anteckningar från projektmöten…

Många projekt använder Teams för digitala möten och chattar. Där finns också möjlighet att ladda upp dokument.

Detaljerad projektplan

Under ansökningsperioden har ni tagit fram en projektplan. Återvänd till den för att utarbeta en mer detaljerad plan för hur projektet ska genomföras – vem arbetar i projektet? Vad ska levereras, när, vem är ansvarig? Hur ska projektet följas upp? Hur ska det utvärderas? Behöver utvärderare upphandlas eller någon annan extern tjänst för att kunna starta projektet? Om förutsättningarna har ändrats sedan ansökan skickades in, är det viktigt att stämma av med finansiären.

Om Helsingborgs EU-projekt på vår webbplats

När projektet är beviljat, vill vi informera om det på sidan EU-projekt på helsingborg.se. Där lägger vi också upp programmets logga och (om det finns) länk till projektets webbplats. Kontakta Åsa Berglund om du vill synas på helsingborg.se.

Information om projektet

EU-programmen kräver att man informerar om att man har en medfinansiering av EU genom att använda varje programs logga när man informerar om sitt projekt – det kan vara på helsingborg.se, men också i kallelser och anteckningar från möten och seminarier som arrangeras inom ramen för projektet. Loggan finns på programmets hemsida för nerladdning. Tvekar ni om användningen, kontakta finansiären. Vissa program kräver också att man, om man har en webbplats för projektet, har kvar den en tid efter projektets avslutande.

Implementering

Projekt handlar ofta om att testa en ny metod som sedan ska implementeras i ordinarie verksamhet. Implementeringen kan innebära en initial kostnad, och därför är det viktigt med ett tydligt ägande från ordinarie verksamhet och att någon har ett ansvar för effektmålet i projektet och de beslut som krävs för att införa resultaten från projektet i ordinarie verksamhet. Klargör hur ni ska arbeta med implementeringen redan vid uppstart.

Utgå från er övergripande vision när ni planerar ett utvecklingsprojekt. Stäm av redan innan projektet startar att nyttan med projektet motsvarar det merkostnader det innebär att implementera det. Involvera era slutanvändare i bedömningen.

Genomförande

Mycket av det ni har gjort under ansökan behöver stämmas av löpande under projektets gång. Se över projektplan och riskanalys regelbundet. Det kan vara en bra uppgift att ta upp i projektets styrgrupp. Var beredd att ändra planen om den inte fungerar, men glöm inte att kommunicera med finansiären.

Bestäm hur ni ska dokumentera och följa upp projektet. Ett sätt för att få en överblick är A3-rapport (se rubriken A3-rapport nedan). Håll regelbundna möten i styrgrupp, referensgrupp och projektgrupp och var noga med respektive grupps uppdrag. Samla projektets dokumentation på en gemensam plats. Arbeta löpande med förankring, kommunikation och spridning, vilket är grunden för en bra implementering. Och inte minst, fira projektets framgångar.

Projektledningsverktyg

Det finns ett stort antal verktyg för projektledning. Glöm inte det ni redan har: ansökan, avtal med finansiären, riskanalys, projektplan med syfte, mål, aktiviteter, gater och milstolpar, intressentanalys, kommunikationsplan och inte minst stadens projektmodell.

Loggbok/projektdagbok

I efterhand är det svårt att minnas alla turer ett projekt har tagit. Ta därför för vana att löpande skriva ner vad som hänt i en loggbok eller projektdagbok. Det räcker med att i ett dokument lägga in datum och skriva en eller ett par meningar om vad som hänt. Det är också möjligt att i loggboken länka till olika dokument och mejlväxlingar. När det sedan är dags för rapportering är det lätt att sammanfatta utvecklingen under rapporteringsperioden. Det är också bra för lärandet. Och skulle något gå fel i projektet, kan loggboken vara ett bra verktyg för att till exempel rekonstruera vad som hänt.

A3-rapporter

Sammanfatta ditt projekt och aktuella händelser (till exempel nästa lägesrapport, aktuell budget) i en A3-rapport. Rapporten kallas så, för att man kan skriva ut en på ett A3-ark och få en överblick över de viktigaste frågorna i projektet. Här kan du se ett förslag på hur en sådan rapport kan utformas. A3-rapporten är ett bra sätt att se vad som är på gång, och man kan t ex ta fram en uppdaterad version till varje styrgruppsmöte.

Kontakt med handläggaren

Det är bra att ha löpande kontakt med handläggaren hos finansiären, och redan på ett tidigt stadium ta upp om projektet behöver ändra riktning eller om det är någon del som inte går som planerat. Ofta behöver finansiären fatta ett ändringsbeslut, om exempelvis budgeten ändras eller någon aktivitet ersätts. Det brukar vara en ram för hur mycket man kan avvika från budget innan man måste göra en ändringsansökan (ofta 5-10 procent, men stäm av vad som gäller för ert projekt). Det är betydligt svårare att få igenom ändringar i efterhand, så kontakta finansiären tidigt. Diarieför mejl med godkännande av ändringar i projektet och annan viktig information från finansiären.

Upphandling

I EU-projekt krävs det att man följer lagen om offentlig upphandling – man kan använda redan upphandlade avtal, göra direktupphandling eller en fullständig upphandling. Det förekommer att regelverket i EU-programmen är striktare än i svensk lag. Exempelvis behöver i många program redan vid upphandlingar på över 5000 euro tillfråga minst tre leverantörer, dokumentera detta och också i ett avtal dokumentera vad som ska göras. Se vad som gäller för ert EU-program!

Man kan inte upphandla/kontraktera projektpartners eller deras anställda – antingen är man partner eller underleverantör. Kontakta finansiären om ni har frågor om detta.

Projekt med parters från flera länder

I de tematiska programmen och i Interreg är de deltagande parterna från olika länder. Kommunikation och administration i sådana projekt kräver ofta större insatser från parterna.

Deltagarlistor

När ni genomför till exempel konferenser eller seminarier i projektet som belastar projektbudgeten, ska alla deltagare skriva på en deltagarlista. Stäm av med handläggaren hos finansiären i vilket format ni ska redovisa deltagande.

Så ofta rapporterar man

Oftast rapporterar man halvårsvis, men läs i villkoren för det specifika programmet! I vissa program är det möjligt att välja om man vill rapportera varje månad, var tredje månad eller en gång i halvåret.

Lägesrapporter

Rapporten innehåller oftast både en ekonomisk rapport och en lägesrapport. Den senare kan ibland vara förenklad om man är partner i projektet eller om det är en av rapporteringarna under året. Stäm av med handläggaren eller med projektägaren (om Helsingborg är projektpartner) i vilket format man vill ha lägesrapporten.

Den första rapporten kan ta lite mer tid

Se till att börja i tid med den första rapporten, för det brukar dyka upp frågor under vägen! Boka tid med er projektekonom för att gå igenom utfallet. Läs igenom instruktionerna för programmet. Stäm av vilken underskrift som behövs på ekonomisk rapport och lägesrapport. Om någon annan är projektägare och ni är projektpartner, ska rapporten ofta skickas till projektägaren som sedan skickar allt underlag till finansiären i en samlad rapport. I dessa fall är det viktigt att stämma av med projektägaren, så att ni skickar underlaget i rätt format. Projektägaren ansvarar för att skicka mallar till projektets partners.

Utdrag ur huvudbok

Finansiären kräver ofta ett utdrag ur huvudboken för att se vilka kostnader som ligger på projektet. Det kan skilja sig i vilket format man vill ha det. Hör gärna av er till Åsa Berglund med frågor eller med information om hur ni har gjort.

Underlag

De allra flesta kostnader ska styrkas med underlag. Om det gäller kostnader för en konferens som projektet anordnat, kan man behöva bifoga inbjudan och deltagarlista förutom fakturor för till exempel lokalhyra. Tänk också på att programmets logga ska finnas med på inbjudningar och deltagarlistor.

Deltagarlistor

För vissa fonder (till exempel Socialfonden) krävs redovisning av deltagare. Läs mer här om redovisning till Socialfonden. Stäm av med programhandläggaren vad som gäller för ert projekt.

Aktiviteter i projektet

Om ni har genomfört till exempel ett seminarium i projektet är det viktigt att också bifoga agenda/program. För resor kan ni behöva för vissa program behöva redovisa originalbiljetter och en reserapport. Stäm av med er handläggare vad som gäller för ert EU-program.

Fakturor

Se till att projekttiteln finns med på fakturor som ska belasta projektet.

Tidredovisning i projektet

Se först vad som gäller för ert program. De flesta EU-program har möjlighet till både timredovisning och att man jobbar på en fast procent. Ofta är det möjligt att i ett projekt inleda med att registrera sina timmar, och sedan, när man ser hur stor tidsåtgång man landar på (ofta jobbar man mer i uppstart) gå över till en fast procent. Tänk på att skicka med en aktuell lönespecifikation för personer i projektet i rapporten.

Heltid

Om man arbetar heltid se till att närmaste chef i lönesystemet Personec kopplat lönen till projektet. När man redovisar räcker det sedan i regel att tillsammans med utdraget från ekonomisystemet skicka in en lönespecifikation och ett intyg om att man arbetar heltid i projektet. Stäm av med handläggaren om det finns en mall för ett sådant intyg.

Fast procent

Om man arbetar en fast procent ska man se till att närmaste chef i lönesystemet Personec har kopplat rätt procentsats av lönen till projektet så att denna del av lönen bokas automatiskt på projektet. Även här behöver man skicka in ett intyg om att man jobbar en viss procent i projektet.

Timredovisning

Om man redovisar timmar är enda möjligheten att registrera sin tid i ekonomisystemet i efterhand. Var noga med att göra det så snart som möjligt så att det hamnar på rätt månad/år i ekonomisystemet.

Schabloner vid löner

Många program har schablonpålägg för kostnader som arbetsplats, el etc. Vid redovisning skriver man in summan, men behöver inte lämna något underlag. Stäm av med handläggaren för programmet vad som gäller för er.

Vem skriver på rapporten?

I regel är det behörig företrädare som skriver under projektets rapporter, vilket oftast innebär budgetansvarig chef. I samband med den första rapporten är det därför bra att bifoga en fullmakt som rör själva projektet, där ansvarig firmatecknare (för stadsövergripande projekt Christian Orsing och Carina Leffler, för förvaltningarnas projekt ansvarig firmatecknare) delegerar ansvaret för projektet till budgetansvarig chef.

Stäm först av med handläggaren för programmet i vilken form man vill ha ett sådant intyg – ibland räcker det med att istället bifoga aktuell delegationsordning.

När personer från flera förvaltningar deltar i projektet

För att få en enhetlig rapportering när det är många förvaltningar som arbetar i projektet, är det viktigt att försöka ha samma projektnummer för projektet. Hur man sedan redovisar är en fråga som vi fortfarande arbetar med att lösa, och det kan finnas olika lösningar beroende på projektupplägg och program. Kontakta gärna Åsa Berglund om ni är i denna situation.

Samarbete med stadens bolag

Ibland vill man i ett projekt jobba tillsammans med ett av stadens bolag. Eftersom de är en annan juridisk person, krävs upphandling om man ska ersätta kostnader för dem. En lösning är att de finns med som samverkanspartner i projektet.

En del program är enklare att rapportera

Erasmus+ arbetar med schabloner – det innebär att man får en viss summa för varje deltagare beroende på resmål (en viktig del i programmet är utbyten och gemensamma konferenser), och man behöver inte redovisa sina utlägg, bara redovisa att själva aktiviteten skett. Trots det kan det vara bra att ha ett projektnummer för projektet, så att ni kan följa ekonomin. Stäm av med din ekonom.

Låt den första rapporten bli bra!

Det underlättar den fortsatta kontakten med finansiären om den första rapporten ni skickar in är välskriven och med tydliga ekonomiska underlag. Och om ni har problem, eller inte vet hur ni ska formulera er, kontakta er handläggare innan rapporten ska in. Ni kan också kontakta Åsa Berglund om ni har frågor.

Revision

I de flesta program (inte i Europeiska Socialfonden eller Regionalfonden) granskas projektrapporterna av revisor/first level control (FLC). Programmet gör ibland revison under projektets gång. Förutom det så kan projektet få revisionsbesök av Ekonomistyrningsverket och av EU-kommissionen.

Då betalas pengar ut

I de flesta program får man pengar först när man har redovisat en viss period.  Räkna med att det kan ta några månader innan granskningen är klar och pengarna betalas ut. I de fall där Helsingborgs stad är partner med inte projektledare, passerar utbetalningen i regel via projektägaren.

I andra program får man ett förskott på en viss procent av kostnaderna, och när man sedan rapporterar betalas resten ut (om ni har använt hela summan).

Stödberättigade kostnader och inte

För att vara stödberättigade måste kostnaderna uppkommit och betalats under rapporteringsperioden. Man kan inte göra interna påslag, utan kostnaderna måste vara kopplade till projektets genomförande.

Man kan aldrig få mer pengar från fonden än vad man har ansökt om.

 

Slutrapport

Tänk på att skriva på slutrapporten redan i inledningen av projektets slutskede, så att inte allt arbete återstår. Här är det, liksom under projektets övriga skeden, bra att ta kontakt med handläggaren för att få en uppfattning om vad som krävs.

Arkivering av dokument

Spara inte bara ekonomiska underlag och rapporter utan också informationsmaterial som broschyrer, skärmdumpar från projektets hemsida, inbjudningar och deltagarlistor, som visar på att projektet har genomförts. Arkivera även ansökan, avtal med programmet och med projektpartners, viktigare korrespondens som beslut om utbetalning, upphandlingsunderlag, liksom protokoll från projektmöten. Revision kan komma flera år efter projektslut, när de som arbetade i projektet kan ha slutat.

Reglerna för arkivering av dokument (hur länge de måste vara tillgängliga för extern revision och om man måste spara original eller om det räcker med kopior) varierar mellan programmen. Läs information från programmet, och stäm av med handläggaren om något är oklart. Stäm också av om dokumenten ska sparas längre än vi i kommunen vanligtvis sparar dokument.