Förvaltningens nulägesanalys
Förvaltningens nulägesanalys tydliggör hur verksamheten fungerar och vad vi behöver bli bättre på.
Genom nulägesanalysen försöker vi skapa en objektiv och faktabaserad bild av vårt nuläge. Vi tittar bland annat på behoven hos de vi finns till för, verksamhetens resultat och verksamhetens ekonomiska och personella förutsättningar samt hur trender och omvärlden kan tänkas komma att påverka verksamheten.
En väl genomförd nulägesanalys ger grunden för dialog mellan tjänsteorganisationen och politiken i arbetet med nämndens inriktning och mål. Nulägesanalysen ger också förutsättningar för förvaltningen att göra prioriteringar, fördela ekonomiska resurser, planera kompetensutveckling, lönebildning och så vidare.
Hur kan man arbeta fram förvaltningens nulägesanalys?
En nulägesanalys kan utformas på många sätt och vara mer eller mindre omfattande. Varje förvaltning utformar sin nulägesanalys utifrån sina behov. Detta är ett stödmaterial att använda som inspiration i det arbetet.
En bra nulägesanalys fångar kunskaper och erfarenheter från olika perspektiv, till exempel kunder, medarbetare, chefer, specialister och stödfunktioner. Arbeta till exempel i workshopformat för att samla, värdera och diskutera kunskap, fakta och erfarenheter och dra slutsatser utifrån dem.
Ta gärna stöd i stadens trend- och omvärldsanalys i ert arbete med förvaltningens nulägesanalys. Ta även hjälp av fakta i era verksamhetssystem, styrdokument som till exempel plan för attraktiv arbetsgivare, förvaltningens resultat från medarbetarenkäten, beslutsstödet, och annan statistik samt kunskap och erfarenheter hos specialister, stödfunktioner, medarbetare och kunder.
Vad ska en nulägesanalys omfatta?
Oavsett hur ni väljer att dokumentera er nulägesanalys, så bör den på något vis ta upp behoven hos de som vi finns till för, verksamhetens resultat, verksamhetens förutsättningar och vad vi tror om framtiden.
Utöver stödet nedan kan ni ta hjälp av stödfrågor för nulägeskoll. Detta material är riktat till enheter och avdelningar men kan mycket väl vara relevant också för förvaltningens nulägesanalys.
De vi finns till för
Med begreppen ”de vi finns till för” och ”målgrupper” syftar vi på de som använder våra tjänster och som kommer i kontakt med oss. När vi förstår deras behov är det lättare att se vad vi gör bra och vad vi behöver utveckla. Här söker vi svar på hur behoven ser ut hos de vi finns till för.
Behov
- Vem finns vi till för? Vilka grupper av människor använder våra tjänster?
- Vad vet vi om deras upplevelser och behov från till exempel kundundersökningar och kundresor?
- Hur gör vi för att säkerställa ett utifrånperspektiv i vår verksamhet?
- Vilka är de mest utmärkande behoven hos de vi finns till för?
Se Service och bemötande och Invånarinvolvering på intranätet för mer stöd.
Livskvalitet - lika möjligheter
Arbetet för lika möjligheter handlar om att förebygga diskriminering men också om att främja lika möjligheter och säkerställa grundläggande mänskliga rättigheter.
- Hur påverkar er verksamhet olika människors livsvillkor?
- Vem får del av er verksamhet? Detta kan handla om fördelning av pengar, tid, lokaler, verksamhet, möten etc.
- Vilka får vara med och påverka er verksamhet?
- Vilken forskning finns utifrån diskrimineringsgrunderna och de mänskliga rättigheterna som kan bidra till att förstå de utmaningar ni har i er verksamhet?
Använd statistik och undersökningar. Dela upp den individbaserade statistiken om er verksamhet på till exempel kön, ålder, stadsdelar, födelseland och se hur utfallet blir. Könsuppdelad statistik har till exempel varit grunden för den positiva utveckling Sverige haft för jämställdhetsfrågorna. Inkludera brukarna och de som nås av er verksamhet i analysen. Hur upplever de er verksamhet?
Se Lika möjligheter och mänskliga rättigheter och Barnets rättigheter – barnkonventionen på intranätet för mer stöd.
Verksamhetens resultat
Här söker vi svaret på vilka resultat vi uppnår. Resultat är något som skapar värde för den enskilde. Med detta menar vi att en person fått den hjälp och service som verksamheten syftar till och att vi kan avläsa det i en förändring hos personen.
Ta hjälp av kunder, medarbetare, chefer samt stödfunktioner och specialister inom till exempel kvalitet och verksamhetsutveckling för att samla ihop och analysera förvaltningens resultat.
Här hittar du exempel på frågor att diskutera. Välj ut de som är relevanta för er:
Verksamhetens resultat
En förutsättning för denna analys är att vi har definierat vilka som är våra viktigaste resultat.
Frågor i syfte att samla in fakta och bygga kunskap om våra resultat:
- Vilka fakta om kvaliteten på verksamheten finns i våra verksamhets- och kvalitetssystem?
- Vilka andra nyckeltal behöver vi ha koll på? Finns det nationella eller regionala undersökningar som säger något om vår verksamhet?
- Hur fångar vi medarbetarnas erfarenheter och upplevelser av verksamhetens resultat och kvalitet?
- Vilka resultat saknar vi? Vad kan vi göra för att få kunskap om hela verksamheten?
Frågor i syfte att analysera våra resultat i förhållande till behoven hos de som vi finns till för:
- Vilka värden ska vi skapa för de vi finns till för?
- Hur väl lyckas vi i detta? Jämfört med andra och över tid?
- Hur har vi prioriterat för att skapa dessa värden? Har vi följt dessa prioriteringar?
- Var finns våra avvikelser från förväntat resultat?
- Vilka är det främsta bakomliggande orsakerna till dessa avvikelser?
- Vilka är de vanligaste klagomålen/synpunkterna på vår verksamhet?
Verksamhetens förutsättningar
Förutsättningar handlar om utmaningar och möjligheter utifrån ekonomi, personal och andra resurser.
Ta hjälp av kunder, medarbetare, chefer samt stödfunktioner och specialister inom till exempel ekonomi och HR för att samla in fakta och analysera verksamhetens förutsättningar.
Här hittar du exempel på frågor att diskutera:
Ekonomi
- Hur ser ekonomin ut (resultat, helårsprognos, kommunfullmäktiges beslut om ekonomisk tilldelning, planerade investeringar och så vidare)?
- Vilka utmaningar och möjligheter ser vi för de närmaste åren?
- Har vi hög avtalstrohet i våra inköp? Se Beslutsstödets inköpsapplikation. Kontakta inköpssamordnaren på förvaltningen för stöd.
- Hur ser konjunkturen i samhället ut och hur kan den komma att påverka vår verksamhet?
Intern kontroll
Intern kontroll handlar om att vi i våra verksamheter behöver ha koll på att vi göra rätt saker på rätt sätt och att vi vet vad som kan gå fel och därför kan förhindra det. Att arbeta med intern kontroll syftar till att vi ska bedriva vår verksamhet så rättssäkert, effektiv och med så god kvalitet som möjligt för de vi finns till för.
- Hur ser resultatet ut från årets granskning?
- Vilka är förvaltningens identifierade risker?
Se resultat i nämndrapporten Årsresultat – Uppföljning av intern kontroll som finns i Stratsys.
Kompetens
- Vilken kompetens behöver vår förvaltning för att utveckla verksamheten? Vilka kompetenser saknas? Vad kan vi som förvaltning göra för att säkra behovet av kompetens på kort och lång sikt?
- Vilka möjligheter har medarbetarna till lärande hela arbetslivet och att nyttja ny teknik och sin digitala kompetens?
Analysstöd: Fokusområden och åtaganden i Plan för attraktiv arbetsgivare samt förvaltningens resultat från medarbetarenkäten. Ta även hjälp av relevant statistik så som till exempel kommande pensionsavgångar, personalomsättning, mångfaldsstatistik, antal sökanden till utannonserade tjänster. Statistik finns bland annat i beslutsstödet och på HR-sidan.
Medarbetarskap och ledarskap
- Vilka utvecklingsmöjligheter finns för medarbetare och chefer som förbättrar förutsättningarna att göra ett bra jobb och vara framgångsrik i sitt uppdrag?
- Har vi en jämlik och inkluderande arbetsplats där vi ser medarbetarnas olikheter som en tillgång?
- Vilka förutsättningar finns för medarbetarna att vara delaktiga och kreativa och att få testa nya lösningar för att möta målgruppernas och verksamhetens behov?
- Vilka möjligheter har medarbetarna att samarbeta inom och mellan verksamheter, med invånarna och med andra partners?
Analysstöd: Resultaten från den senaste medarbetarenkäten, beslutsstödet, stadens medarbetar- och ledarpolicy samt gemensamma åtaganden och fokusområden i Plan för attraktiv arbetsgivare.
Lönebildning
- Vilka möjliga effektiviseringar det finns som frigör utrymme för löneökningar?
- Vad ska styra lönespridningen? Vilka beteenden, kompetenser och grupper är viktigast för förvaltningen att premiera och prioritera, både på kort och lång sikt?
Analysstöd: Lönestatistik, struktur och utfall i löneöversynen. Ta även hjälp av arbetsgivarenhetens omvärldspaket samt relevant information från arbetsvärderings- och lönekartläggningsarbetet. Se fokusområde och åtagande i Plan för attraktiv arbetsgivare.
Livskvalitet - miljö och klimat
Stadens ambition om en hållbar utveckling är att alla invånare ska uppleva en hög livskvalitet, men med låg miljöpåverkan så att människor och företag når sin fulla potential i en långsiktigt hållbar tillväxt, och så att kommande generationer också kan uppleva en god livskvalitet.
- Vilka förändringar har skett på vår förvaltning under året som kan påverka miljö och klimat i positiv eller negativ riktning?
- Hur kan vår förvaltning bidra till att vi når stadens klimatmål och blir klimatneutrala?
- Vilka aktiviteter eller förändringar bör prioriteras på vår förvaltning för att bidra till en miljömässigt hållbar utveckling? Ex: Kan vi hushålla med resurser, minska energianvändningen osv?
- Något vi kan sluta göra för att bidra till en miljömässigt hållbar utveckling?
- På vilket sätt kan ni genom ert uppdrag och er verksamhet bidra till att påverka invånares, föreningars och företags möjligheter till miljö- och klimatmässigt hållbara val och åtgärder?
Kontakta miljösamordnaren på förvaltningen för stöd.
Innovation
Innovation är nya och bättre sätt att möta behov. Stadens interna innovationsarbete syftar till att göra staden till en långsiktigt innovationsstark organisation som kontinuerligt utvecklar kärnverksamheten och skapar värde för invånare och företag.
Analysera förvaltningens innovationsportfölj. Kontakta innovationsledaren på förvaltningen för stöd.
Se Innovation på intranätet.
Digitalisering
Stadens verksamheter behöver öka sin förmåga att kunna dra nytta av digitaliseringens möjligheter bättre och stå rustade för att hantera kompetensutmaningen, de ekonomiska förutsättningarna och skapa mer värde för invånarna.
- Hur ser vår digitala mognad ut?
- Hur skulle vi beskriva förvaltningens digitaliseringsarbete?
- Hur ser våra förutsättningar ut för att bättre nyttja digitaliseringens möjligheter?
Trender och omvärlden
Trender och förändringar i omvärlden påverkar våra verksamheter. Genom att se mönster i omvärlden och förstå hur dessa skapar hot eller möjligheter stärker vi vår förmåga att agera snarare än att reagera.
Här söker vi svaret på vilka konsekvenser trender och omvärldsförändringar får för vår verksamhet.
Läs mer i Helsingborgs stads trend- och omvärldsanalys. Använd gärna stödmaterialet trend- och omvärldsanalysen. Där finns information och tips men också en mall och en presentation att utgå från i planeringen av en workshop på temat.
Dialog med nämnden
I början av året presenterar förvaltningen sin nulägesanalys för nämnden som en del i arbetet med nämndens förslag till inriktning, mål och ekonomi. Med stöd av en nulägeskarta kan förvaltningen i sammanfattad form kommunicera sina viktigaste slutsatser för nämnden. Nedan finns stöd och mall för en nulägeskarta.