Registerförteckning

Den personuppgiftsansvarige är skyldig att föra ett register över den personuppgiftsbehandling som utförs under dennes ansvar. Registret ska bland annat innehålla uppgift om ändamålet för behandlingen, kategorier av registrerade och personuppgifter, uppgift om mottagare av personuppgifterna med mera.

Helsingborgs stads förteckning över personuppgiftsbehandlingar finns i Stratsys, i modulen Informationssäkerhet och dataskydd. Där anmäler respektive nämnds dataskyddssamordnare de personuppgiftsbehandlingar som sker hos den personuppgiftsansvarige nämnden. Kontakta er dataskyddssamordnare för att anmäla en behandling.

Exempel på behandlingar av personuppgifter som ska anmälas:

• Olika verksamhetsspecifika IT-stöd som innehåller personuppgifter.
• Listor i Word och Excel med personuppgifter som till exempel lagras på H eller G (listor för mailutskick och nyhetsbrev, kaffelista, listor med kontaktuppgifter, statistikuttag, listor som lyfts ut från andra IT-stöd och sparats på H eller G med mera).
• Pappersregister som innehåller personuppgifter, om det är ett sökbart register.

Observera att om flera register i en verksamhet har samma innehåll och samma ändamål så kan en anmälan göras. Ändamålet (syftet med personuppgiftsbehandlingen) kan dock inte definieras alltför brett för att detta ska vara tillåtet. Exempel på en anmälan för flera register som används för ändamålet personaladministration, där exempelvis deltagarlistor samlas för olika arrangemang så som julfest, lista för friskvårdsbidrag och kaffelista.

Om personuppgifter tillkommer i ett IT-stöd eller en manuell lista som redan har anmälts behöver en ny anmälan inte göras förutsatt att ändamål, kategorier av personer och typ av personuppgifter inte ändras.