Utöver handläggning av beslutsunderlag som går till nämnd behöver du som jobbar i Helsingborgs stad känna till arbetsgången när det gäller andra typer av beslut som delegeringsbeslut, stadsövergripande styrdokument, anbud och hur du hanterar handlingar i projekt och andra interna uppdrag.
Delegeringsbeslut innebär att nämnden har överlåtit (delegerat) beslutsrätten i ärendet till en tjänsteman, en enskild förtroendevald eller ett utskott (delegat). Vilka typer av ärenden som kan beslutas med hjälp av delegeringsbeslut är tydligt reglerat i respektive nämnds delegeringsordning. Alla beslut som fattas med stöd av denna ska skrivas i form av ett särskilt delegeringsbeslut.
Eftersom delegeringsbeslut kan överklagas måste dessa anmälas till nämnden. Överklagandetiden upphör tre veckor efter tidpunkten då nämndens protokoll anslogs. Om ett delegeringsbeslut inte anmäls till nämnden kan detta överklagas hur länge som helst.
Helsingborgs stads verksamheter styrs förutom av lagar även av olika typer av styrdokument. Till dessa hör reglementen och delegeringsordningar, bolagsordningar/ägardirektiv, föreskrifter, taxor och avgifter. Dessutom beslutar kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna om andra stadsövergripande styrande dokument. Gemensamma riktlinjer styr utformningen av dessa styrdokument. Läs här om antagna riktlinjer.
Huvudprincipen i dessa är att varje styrdokument ska klassificeras som typen
program, plan, policy eller riktlinje. Särskilda kriterier ska vara uppfyllda både för att definieras som styrdokument och för att klassificeras som någon av de olika typerna.
Anbudshandlingar är sekretessbelagda till dess tilldelningsbeslut är fattat. Därför ska anbud inte registreras när de lämnas in utan först när beslutet om upphandlingen är klar.
Du som är handläggare är ansvarig för diarieföringen av alla handlingar som hör till anbudsärendet.
Upphandlingsenheten på stadsledningsförvaltningen har, tillsammans med stadsjuristerna, sakkunskap på området och kan bistå dig med råd och hjälp.
Reglerna för stadens registrering av allmänna handlingar gäller också projekthandlingar och handlingar från interna uppdrag som ges exempelvis från förvaltningschef eller avdelningschef. Även denna typ av ärenden ska därför registreras i diariet som ett ärende senast då de är avslutade. Projekt som avsätter stora mängder handlingar, till exempel med mycket ritningar, kan få bilda egna arkiv utanför diariet. I diariet hänvisas då till detta arkiv.
Varje projekt eller internt uppdrag ska diarieföras så fort det startar. Varje projektledare ansvarar för att projektet och dess dokumentation registreras. Det viktigaste är att det går att följa varje projekt från start och slut.