Misslyckade workshoppar jag minns…, stadsledningsförvaltningen
Stadsledningsförvaltningen hjälper kommunstyrelsen i deras arbete. Det kan vara allt från att utreda spårvägar och planera informationsarbete till att utveckla näringslivet eller verka för en hållbar stad. Misslyckade workshoppar jag minns… är föreslaget till årets nytänk i kategorin misstag.
Så säger personen/personerna som har föreslagits till årets misstag:
Misstag 1: ”Vi jobbar med det på en workshop!”. Det är inte alltid en bra idé. Lärdom: att inte per default välja en workshop som nästa steg i en process. Workshops kan funka för att öppna upp frågor, för att samla ihop om deltagarna redan jobbat i andra former innan, eller bara för att ta några steg framåt, men beroende på vad målet är så kanske man hellre ska välja att samtala med folk, att sätta igång ett ”kedjebrev” en bodystorming eller be ett par personer jobba var och en för sig med samma utmaning för att sedan träffas. Framförallt ska jag fråga mig: är det verkligen en bra idé att göra det här TILLSAMMANS SAMTIDIGT?
Misstag 2: Överplanerade workshops som är förplanerade ner i minsta detalj och minut i körschemat, som hetsar deltagare och stressar facilitatorn och gör så att man stressar förbi det som är viktigt. Lärdom: ge utrymme för deltagarna att lufta det de tycker är viktigt, att styra workshopen i en riktning som ger mening för dem inom ramen för syftet med workshopen. Att planera ett par prioriterade aktiviteter som inte får missas, samt övriga aktiviteter som jag kan hoppa över eller kring vilka jag kan improvisera.
Misstag 3: Att förvänta sig att workshops alltid resulterar i lösningar och resultat. Fantasin att workshopen är slutpunkten, där vi löser en fråga tillsammans Lärdom: workshops resulterar ofta i fler frågor än de man hade innan, de snarare öppnar upp designrymden snarare än sluter den. ALLTING TAR ALLTID LÄNGRE TID ÄN MAN TÄNKTE SIG. Workshops kan leda till lösning och koncensus, i vissa fall funkar det extra bra om deltagarna är förberedda innan de kommer dit, om de genomgått en rad aktiviteter som leder fram till workshopen (diskussion online, arbete i smågrupper/individuellt etc.) Jag behöver öva mig på att se workshops som ett sätt att starta upp saker!
Misstag 4: Workshops som presterar lösningar som i bästa fall bara känns OK. Lärdom: korta workshops där deltagarna jobbar fram lösningar utifrån specifika utmaningar resulterar ofta i lösningar som är resultatet av kompromisser, vem som pratar högst eller som kastas ihop för ”vi måste ju kunna presentera något!” Lärdomen är att förhoppningen på workshops borde vara att ta ett steg framåt snarare än att ta det helt rätta steget framåt. ”Vi gör NÅGOTING” snarare än tvunget ”Vi gör det RÄTTA”. Och det är heller inte helt fel i vissa sammanhang. Och dessutom blir vi bättre på att jobba tillsammans med andra. Att inte ha en förväntan att det ska presteras färdiga idéer utan kanske något helt annat: en plan framåt, en filosofi att fortsätta jobba efter exempelvis. Eller att det inte ska presenteras nånting överhuvudtaget i slutet av en workshop måste också vara helt ok!
Misstag 5: Platta säljande ”klassrumspresentationer” där gruppen fokuserar på att sälja in sitt koncept; ofta en tjänst eller en app med ett klatshigt namn, en perfekt planerad pitch och inövade presentationer gärna med ”festliga” inslag. Att avsluta en workshop där varje grupp ska presentera sin idé leder ofta till en ytlig, överoptimistisk presentation som inte ger utrymme för kritiska reflektioner eller intressanta ofärdigheter. Blä! Lärdom: För att ge genomgångarna lite mer djup och bjuda in till diskussioner ska jag ge exempelvis ge följande instruktioner: 1. Förbjuda alla att vara med och presentera och absolut inte stå på rad. 2. Förbjuda klatschiga namn, appar och tekniska lösningar. 3. Dela 3 kritiska funderingar kring er egen idé. 4. Osv…
Misstag 6: Att fuska med före och efter. Så många gånger jag misslyckats med att förbereda deltagarna på vad som är målet med en workshop. De får ingen chans att förbereda sig vilket ofta ökar chanserna till ett bättre resultat. Och ännu oftare har jag misslyckats att planera hur resultatet av en workshop tas vidare på ett vettigt sätt. Istället har jag lagt allt krut på ett überplanerat workshoptillfälle som krävt enormt med förberedelser och när det väl är över är jag så trött att jag aldrig vill tänka på det igen någonsin! Lärdom: Gör om-gör rätt.