En ommöblering som blev lite för mycket, vid lite fel tillfälle, stadsledningsförvaltningen

Hbg Works är mötesplatsen mitt i Helsingborg, där personer från stadens alla verksamheter kan träffas för att arbeta med innovation och utveckling och få stöd med leverans och skalbarhet. En ommöblering som blev lite för mycket, vid lite fel tillfälle är föreslaget till årets nytänk i kategorin misstag.

Bakgrunden till platsen Hbg Works började med att en extern reformgrupp tillsattes (under våren 2018) för att ge förslag på hur staden kan ta kliv framåt när det gäller de prioriterade inriktningarna; livskvalité, integration, trygghet och digitalisering. Rekommendationen blev att etablera en form av samlande plats och kraft för innovation och digital utveckling. Politiken valde att följa förslaget och beslutade om att starta Hbg Works.

Vi som sitter här mer stationärt är H22-teamet, enheten för innovation (som organisatoriskt tillhör digitaliseringsavdelningen på stadsledningsförvaltningen) och en del konsulter. Vi som utgår härifrån är knappt 50 personer. Utöver oss så har vi en del kollegor som är flexare, det vill säga att de har Hbg Works som en av sina ”hemma-arbetsplatser”. Därtill har vi flera kollegor i staden som kommer hit kontinuerligt och utöver det så har vi kollegor och externa besökare som kommer mer eller mindre sporadiskt. Hbg Works kan på så sätt beskrivas som ett mellanting mellan ett traditionellt kontor och en coworkingplats. För att uppfylla behoven hos dem som vistas här, de som har sin hemvist här såväl de som kommer på besök, har vi utformat våra lokal utifrån ett aktivitetsbaserat tänk med olika zoner. Exempel på detta är obokningsbara arbets-/mötesrum, mer traditionella bokningsbara mötesrum, öppna mötesytor, tysta fokusrum, workshopytor och en stor trappa för öppna föreläsningar centralt i lokalen.

Så säger personen/personerna som har föreslagits till årets misstag:

I februari 2019 öppnades dörrarna för mötesplatsen Hbg Works, och under våren 2020 gjorde jag Lovisa Snekkersten och min kollega Tommy Boije en större ommöblering med målsättningen att boosta den gemensamma kulturen, men som istället skapade ökad otrygghet och tydligare grupperingar! Välkommen att ta del av mina reflektioner kring varför detta är ”årets misstag” och vad jag har lärt mig av det.

Ett test som handlade om att boosta den gemensamma kulturen
I Helsingborgs stad förespråkas en modig kultur där vi vågar, testar och gör. Det är någonting min kollega Tommy och jag själv, Lovisa, tror på och verkar för. För oss är platsen Hbg Works en viktig del för vår verksamhet. Om vi ska våga i de initiativ vi driver och är med i är det såklart centralt att platsen vi utgår från stöttar just precis det. Utifrån devisen att ”allting förändras” ser vi också att det är viktigt med en plats som lever och utvecklas efterhand. Det kan handla om att behov ändras, försvinner eller tillkommer. Men, det kan också handla om att det faktiskt finns ett eget värde av att då och då ändra någonting i lokalen ”bara” för att tillföra ny energi och för att vi som rör oss här ska träna oss i förändring. Mot denna bakgrund bestämde Tommy och jag oss i februari för att bli kvar en kväll efter jobbet och göra en större ommöblering, vilken inkluderade förändringar i stora delar av de gemensamma ytorna på våningsplan 2 och 3. Ambitionen var att skapa ett bättre flöde i lokalerna och se till att fler av ytorna användes på ett mer ändamålsenligt sätt. En önskad effekt var att alla som sitter i eller kommer till huset skulle utmanas att vara mer aktivitetsbaserade istället för att falla in i rutinen och gå till samma gamla vanliga plats. Några saker vi gjorde för att åstadkomma detta var att bryta de stora samlade arbetsplatserna och ersätta dem med mindre grupperingar, varvid vi bland annat skapade en arbetsgrupp på våningsplan 2 som tidigare varit enbart en workshop- och eventyta. På så sätt blev en direkt följd att det blev färre platser på vissa ställen, vilket vi såg som en möjlighet för fler att upptäcka andra delar av huset och därigenom öka möjligheten till interaktion mellan personerna i huset. Flera av arbetsplatserna satte vi mer centralt i lokalerna, medan sällskapsytor som en stor soffa som tidigare stått i mitten flyttades längre in i lokalen. Här såg vi också ett potentiellt värde i att skapa mer interaktion genom att sudda ut de väldigt tydliga gränserna mellan kontorsplats som andades väldigt lite mötesplats, och omvänt. Detta då vi upplevde att flera kollegor hamnade lite undangömda och missade många av de bra och spontana mötena som uppstod i de mer öppna ytorna.

Årets misstag och vad jag lärde mig av det
Morgonen efter ommöbleringen var Tommy och jag tidigt på plats för att ta emot kollegorna. För att kunna känna på responsen och för att svara på eventuella frågor. Vi hade ju inte frågat någon om lov eller så utan litade på oss själva och att det hela var en bra idé att utforska. Vi var mitt i en omorganisering med allt vad det innebär. Nya chefer och nya kollegor. Personer som hade eller var på väg att sluta. H22-teamet var ganska nya i huset och var i en fas där de rekryterade kontinuerligt för att bygga sin organisation. Och därtill hade vi haft ett ganska klassiskt ”första år” med uppstarten av Hbg Works. Ambitionen var att visa på handling och bidra till det gemensamma, men i det stora hela tror jag att det skapade ökad otrygghet och tydligare grupperingar. Vi ville samla huset, men istället upplevde jag att många sökte sig ännu mer till de närmaste kollegorna. Det var redan mycket nytt och mycket på gång som det var, så den tydligaste lärdomen är att bjuda på färre överraskningsmoment när mycket är osäkert som det är. Platsen är såklart både för dem som har den som sin hemvist och för dem som kommer ”utifrån” och som väljer att vara en del av sammanhanget. Men där vi var i februari hade det troligen varit bättre om jag/vi haft lite mer is i magen när det gäller utvecklingen av själva platsen och istället lagt mer fokus på att bygga en gemensam och inkluderande kultur. Även om ommöbleringen bidrog till mycket bra har jag landat i att det var ett misstag att göra så pass stora förändringar just precis då. Det blev helt enkelt lite för mycket, vid lite fel tillfälle. Vi hade till exempel kunnat göra andra aktiviteter med de närmaste kollegorna i huset med fokus på att lära känna varandra och våra respektive uppdrag bättre.

Hur har det gått sen?
Nu har det ju blivit bra ändå. Vissa saker som vi möblerade om har flyttats tillbaka eller hittat nya platser. Andra delar av lokalen har också utvecklats vidare. Men, då i ett annat tempo. Poängen är att vi hade kunnat undvika en del onödigt skav mellan oss i huset, som ommöbleringen alldeles säkert bidrog till i viss mån. Det kan också ha varit så att vi satte igång vissa rörelser som har varit lite svårare att backa på. Vissa personer är säkert glada för det, men kanske har det inte varit det bästa för helheten på sikt utifrån den målbild som är satt för Hbg Works som mötesplats. Sedan i våras har mycket börjat falla på plats och med det har vi också så sakta hittat en form för att jobba mer systematiskt för att utveckla platsen tillsammans med dem som använder den.