DROPS och gula lappar, fastighetsförvaltningen

Fastighetsförvaltningens övergripande mål är att förse staden med ändamålsenliga lokaler för att på bästa sätt kunna bedriva verksamheten. DROPS och gula lappar är föreslaget till årets nytänk i kategorin misstag.

Så säger personen/personerna som har föreslagits till årets misstag:

Fastighetsförvaltning har, eller kanske snarare hade, 30 000 ritningar som vi förvarade i stora rullar i vårt källararkiv. Inte helt up to date. Vi skaffade oss ett dokumenthanteringssystem, DROPS. Vi definierade metadata, sorterade, registrerade och skickade iväg ritningarna på scanning. Efterhand som ritningarna kom tillbaka la vi tillbaka ritningarna i arkivet, en del i uppmärkta förvaringsrör men alldeles för många märktes upp med en gul lapp och gummiband om. Arbetet tog flera år. När vi började bli klara hörde vi av oss till stadsarkivet för att lämna över ritningarna för slutförvaring. Då hade gummibanden hunnit torka och dom gula lapparna börjat trillat av. Stadsarkivet tyckte dessutom, med viss rätt, att leveransen var väl stor. Vi skulle naturligtvis ha tänkt igenom och följt upp arbetet bättre. Redan vid projektstart involverat stadsarkivet för att avtala leveransplan och ta del av deras kompetens. Som det nu blev fick stadsarkivet ta in extra personal och vi finansiera 16 extra arbetsveckor. En annan lärdom är att alltid utse en projektansvarig som engagerar sig i och tar ansvar för uppgiften.